1. Не давайте бухгалтеру повний доступ до інтернет-банку
Якщо бухгалтерію веде сторонній фахівець, то відразу домовтеся, що доступ до розрахункового рахунку буде тільки у вас. Бухгалтер може бачити банківські виписки і формувати платіжки. Але ставити підпис і проводити оплату будете ви. Інакше ваш бізнес може втратити гроші. Відомі випадки, коли бухгалтери перераховують кошти на свої цілі.

Наприклад, я завжди сам підписую платіжки. В цьому немає особливих труднощів. Якщо ви їдете у відпустку, де немає інтернету, то заздалегідь заплануйте платежі і підпишіть їх. Деякі банки дозволяють так робити.

C таким підходом, ви завжди будете в курсі, за що платите і як рухаються гроші на розрахунковому рахунку. У вас буде контроль над фінансовим станом. До речі, не бійтеся образити таким підходом бухгалтера. Спеціаліст поставиться до цього з розумінням – це стандартна практика.

2. Повністю контролюйте гроші
Переглядайте банківську виписку. Наприклад, ФНС оштрафувала компанію на 10 000. Гроші автоматом списалися з розрахункового рахунку. Ви цього не побачили і не дізналися причину штрафу.

Щоб отримати виписку, не потрібно ходити в банк, все можна зробити онлайн. Я завжди рекомендую відстежувати 4 показника:

• залишок на початок періоду;
•  прихід;
• витрата;
• залишок на кінець періоду.

Якщо цифри збігаються в бухгалтерській виписці і інтернет-банку, то все в порядку. Заведіть правило робити перевірку в певний період. Наприклад, раз на місяць або тиждень. Зазвичай бухгалтери роблять виписку на початку місяця, тобто, наприклад, 1-2 вересня можна отримати інформацію за серпень. Порівняйте дані з розрахунковим рахунком.

3. Слідкуйте за первинною документацією
Вважається, що акти або накладні – це другорядні папірці. Вони можуть валятися на столах співробітників або в автомобілі керівника. А потім по офісу бігає бухгалтер, збирає документи – виявляється все це потрібно.

Обов’язково перевіряйте рух документів. Організуйте процес так, щоб підписані папери відразу ж потрапляли в вашу бухгалтерію і відправлялися контрагентам. Це позбавить від серйозних проблем.

Наприклад, при доставці товарів, платите водіям не за поїздку або за факт доставки товару. Аналогічно в проектному бізнесі послуг. Проект закритий, коли в бухгалтерію надіслали підписаний акт.

Чому це важливо? Буває, що клієнти вимагають повторно відвантажити товар, за який розрахувалися. Ви дивуєтеся: ви ж все відвантажили. Просто ви не передали контрагенту акти і тому у нього висять зобов’язання.

Крім цього, порядок в первинної документації забезпечує достовірну інформацію про стан справ. Ви завжди в курсі, кому повинні і хто повинен вам.

4. Завжди закривайте місяць
Протягом місяця потрібно вносити всі дані в бухгалтерську програму. Після того, як виплатили зарплату і з усіма розрахувалися, потрібно натиснути кнопку «Закрити місяць». І не забудьте внести заборону на зміну даних заднім числом.

Останнє особливо актуально для торгівлі або компаній, де матеріально відповідальних співробітників дають доступ до програм обліку, щоб уникнути крадіжки. Наприклад, нечистий на руку співробітник отримав гроші від покупця, а продаж пробивати в системі не став.

Щоб приховати цей факт при інвентаризації, співробітник зайде в старе надходження і прибере цей товар, як ніби його й не було. Якщо ж ми встановили заборону зміни заднім числом, замести сліди не вийде – при інвентаризації спливе недостача.

Якщо все-таки вносите зміни, то доведеться заново перераховувати звіти. Це зайве увагу до себе, тому що в ФНП не дуже люблять уточнені декларації. Краще відразу робити все правильно.

Буває, що документи приходять із запізненням. Наприклад, у вересні закривається серпень, а деякі акти від постачальника приходять тільки в жовтні. Не хвилюйтеся, просто відобразіть їх в жовтні. Так можна робити. Пізніше терміну не можна тільки прибуткувати товари, які ви продали в цьому місяці.

5. Знайте систему оподаткування
Обов’язково знайте особливість системи, по якій платите податки. Наприклад, магазин на ССО (спрощенка). Приходить клієнт і просить виписати рахунок-фактуру. Продавець не бачить нічого такого і погоджується. Все для клієнта!

Пізніше вдається бухгалтер, тому що рахунок-фактура зобов’язує компанію заплатити ПДВ 20%. Магазин втрачає гроші, а власник з бухгалтером набувають зайві турботи.

Або кафе працює на ЕНВД і вирішує запустити доставку. Але доставка вже повинна бути на іншій системі оподаткування. Потрібно вести окремий облік або оформляти іншу юридичну особу.

Вивчайте систему оподаткування. Обговорюйте з бухгалтером і співробітниками, що можна робити, а що не можна.

6. Ведіть календар звітності
Вам слід знати, коли здаються звіти до контролюючих органів. Це може уникнути штрафів і планувати діяльність. Якщо знаєте заздалегідь, коли потрібно платити податки, то ми не здивуєтеся, що якомусь місяці значна сума піде державі. І не радять відкладати звіти, та й якщо відкладати, то все робиться поспіхом і можливі помилки.

Наприклад, в нашій компанії ведеться єдиний платіжний календар. Сисадмін відправляє рахунки на оплату серверів, маркетолог на оплату контекстної реклами, а бухгалтер інформацію про майбутню сумі сплати податків. В цілому, я добре уявляю які податки ми платимо і від чого вони залежать. Тому календар більше для підстраховки.

Закріпимо
Щоб ефективніше контролювати бізнес і уникнути проблем, виконуйте наступні правила.

Не давайте бухгалтеру повний доступ до інтернет-банку

Контролюйте рух грошових коштів.

Організуйте процес так, щоб первинна документація відразу потрапляла в бухгалтерію.

Завжди закривайте місяць, щоб не було можливості внести зміни заднім числом.

Вивчайте основи оподаткування, особливою тієї системи, яку застосовує ваша компанія.

Ведіть календар звітності та сплати податків.