Ви переглядаєте папку з вхідними листами і тут натикаєтеся на лист тижневої давності. Може бути, він прийшов в розпал напруженої роботи, і зараз ви його вперше бачите. Можливо, ви згадаєте, як хотіли до нього повернутися – але потім він зник з поля зору. Як би там не було, хтось відправив вам лист, і ви на нього не відповіли.
Перед тим, як відповісти на такий лист, потрібно відповісти на чотири питання:
1. Чи потрібно пояснювати, чому ви відповідали так довго? Вибачення не зніматимуть з вас відповідальність за затримку
2. Чи відповідаєте ви на початкові питання? Якщо з моменту отримання листа пройшов тиждень або більше, ви просто не можете перейти відразу до справи.
3. Чи залишається цей лист актуальним? Зрозуміло, в деяких випадках листи можуть прожити нереально довгий час. Вам це повинно бути знайоме: ви помітили лист, поки готували сніданок, а коли дісталися до офісу, вже забули про нього і згадали лише через два місяці, коли шукали щось інше.
4. Що ви збираєтеся робити в майбутньому? Цей пункт стосується тільки вас. Незважаючи на те, що більшість людей спокійно поставляться до одного пропущеного листа, ви не з тих, хто невідповідальний у листуванні.
