Успешными и конкурентоспособными на современном рынке являются компании, которые используют все резервы для повышения эффективности своей деятельности, уменьшения неэффективных расходов.

 

Типовыми факторами, создающими условия для непродуктивных затрат, являются:

• отсутствие систем для автоматизирования делопроизводства, а как следствие – должного контроля, исполнительской дисциплины, срыв сроков выполнения заданий, проектов;
• «непрозрачность» происходящего в компании – движения информационных потоков, хода исполнения решений, отсутствие аналитики;
• отсутствие инструментов для коллективной работы и управления знаниями;
• излишние траты времени на согласование документов, пересылку писем, поиск информации, обработку данных.

 

Автоматизация бизнеса — это частичный или полный перевод стереотипных операций и бизнес-задач под контроль специализированной информационной системы, или программно-аппаратного комплекса. Как результат — высвобождение человеческих и финансовых ресурсов для повышения производительности труда и эффективности стратегического управления.

 

Автоматизация обычно ведется в двух направлениях:

– автоматизация основных бизнес-процессов: например, управление продажами или работой с клиентами. В этом случае она проводится для непосредственного увеличения объема продаж, количества выпускаемой продукции и повышения доходности всего бизнеса в целом.

– автоматизация поддерживающих процессов, таких как бухгалтерский учет, отчетность, делопроизводство. Напрямую на увеличение доходов такая автоматизация не влияет, но помогает сократить время и издержки на ведение рутинной работы.

 

Основными задачами автоматизации бизнеса являются следующие:

– эффективная поддержка оперативной деятельности предприятия, организация учета и контроля;

– подготовка любых документов для партнеров, включая накладные, счет-фактуры, акты сверки и деловые предложения;

– быстрое получение отчетов о состоянии дел в компании за любой период времени;

– оптимизация затрат на персонал, увеличение эффективности использования рабочего времени путем освобождения сотрудников от рутинной работы;

– сведение к минимуму негативного влияния «человеческого фактора» на важнейшие бизнес-процессы;

– безопасное хранение информации; повышение качества обслуживания клиентов.