У зв’язку із зростанням кількості захворювань, пов’язаних з коронавірусів (COVID-19), наша команда перейшла в режим віддаленої роботи.

З початку лютого ми стежили за ситуацією, що склалася і підготували інфраструктуру, яка забезпечує безпечну і стабільну роботу всіх співробітників компанії у віддаленому режимі.

Ми використовуємо голосові чати, відеоконференції і спрощуємо внутрішню комунікацію за допомогою простих і зручних інструментів.

Як вашій компанії працювати ефективно і з найменшими витратами в віддаленому форматі, а також які інструменти використовувати:
Для проведення онлайн-зустрічей
Інструменти:

Viber;
Google Hangouts;
Skype;

Google Hangouts
Безкоштовне рішення для проведення відеоконференцій. Кількість учасників зустрічі обмежена до 25 осіб, тривалість може бути будь-яка. Є функція «Hangouts в прямому ефірі», яка дозволяє транслювати заходи будь-якої кількості глядачів.

Сервіс інтегрований з Google календарем, під час бесіди є можливість обмінюватися файлами з Google Drive, спільно працювати над документами і зберігати файли на віртуальному диску.

Skype
Всім відомий додаток для відео- та аудіоконференцій. У відеоконференціях Skype може брати участь від 3 до 50 осіб. Обмеження на використання відеодзвінків: не більше 100 годин групового відеозв’язку в місяць, не більше 10 годин на день і не більше 4 годин на кожен груповий відеодзвінок.

Основний мінус сервісу – проблеми з відеозв’язком і стабільністю роботи, через що багато компаній відмовляються від Skype.
Для відстеження завдань і організації роботи
Інструменти:

Asana,
Trello,
MeisterTask,
Jira,
GitHub,
Notion.
Крім Worksection існує безліч систем для відстеження завдань. Англомовна альтернатива Worksection – Asana.

Trello, MeisterTask – зручні канбан-дошки для ведення проектів. Кожне завдання має свій статус: наприклад, «В планах», «Виконується» і «Завершено». Ці інструменти дозволяють наочно відобразити робочий процес і зрозуміти, на якій стадії перебуває кожен із співробітників.

IT-команди зазвичай використовують Jira, GitHub або Notion. Jira дозволяє ставити завдання і відстежувати їх виконання, має зручний мобільний інтерфейс для управління проектами. Notion – аналог Jira, який деякі команди знаходять більш зручним і простим у використанні.

GitHub – призначений для створення софту віддаленими командами, містить функції коментування коду і управління різними типами проектів.

Для організації робочих файлів
Інструменти:

Google Drive, Google Docs, Google Sheets, Google Presentation;
Dropbox;
Onedrive.
Google Drive
Всі документи рекомендується зберігати на корпоративному Google Drive. Документи, таблиці та презентації також створювати на корпоративній хмарі, так як на відео / аудіо конференції з клієнтом часто потрібно відкрити документ для демонстрації або внести термінові правки.

15 ГБ на Google Drive можна отримати безкоштовно, 100 GB будуть коштувати 45 гривень на місяць, 1 TB – 229 гривень, 10 TB – 2299 гривень.

Dropbox
Dropbox – відмінний аналог Google Drive. Сервіс дає можливість створити на комп’ютері спеціальну папку, яка синхронізується з Dropbox, завдяки чому вміст доступний для перегляду на будь-яких пристроях.

Всім користувачам доступно 2 ГБ безкоштовного дискового простору. Тариф Plus c 2 ТБ пам’яті буде коштувати $ 9,99 на місяць, 3 ТБ – $ 16,58 в місяць.

OneDrive
Якщо ви власник комп’ютера на Windows, то вже знайомі з OneDrive, який встановлюється разом з операційною системою.

У безкоштовної версії є тільки 5 ГБ пам’яті, розширення сховища платне. 1 ТБ пам’яті обійдеться в 1899 гривень на рік, 6 ТБ – 2599 гривень на рік.