Я часто зустрічаю підприємців, які не знають, навіщо їм розбиратися в бухгалтерії. У мене народилася ідея розкрити суть цього питання. Розповім про 7 завданнях, які дуже важливі для бізнесу і які повинна виконувати бухгалтерія.
Зазвичай бухгалтерія проводить платежі, звітує перед податковою інспекцією та іншими держорганами, нараховує і виплачує зарплату. Однак це мінімум. У статті розберемо наступні 7 завдань бухгалтерії:
1. Надавати власнику цифри по бізнесу
Як правило, підприємець не прагне вникати в роботу бухгалтерії. Віддає це на відкуп головбухові. В результаті, не може зрозуміти, куди йдуть гроші, не бачить проблемних зон. І навіть якщо підприємець знайде якісь нестиковки, то найчастіше він безсилий щось змінити.
Власник повністю довіряв головбухові і ніколи не заглядав у звітність. У якийсь момент він вирішив залучити інвестора, а для цього знадобився аудит. Виявилося, що дані бухобліку і фактичні показники розходяться в 4 рази. За документами значилися складські запаси на мільйони, яких по факту не було. Також значилися величезні розміри дебіторської та кредиторської заборгованостей. У такій ситуації інвестор відмовився вкладати гроші в бізнес.
Ви в зоні ризику, якщо:
-витрачаєте багато часу на розуміння системи звітності;
-не впевнені, що ваш бізнес чистий перед законом;
-відчуваєте залежність від свого бухгалтера;
-розбирали конфлікти із співробітниками на грунті помилок при нарахуванні зарплати.
Як змінити ситуацію. Обговоріть з аудитором або довіреним фінансистом, які важливі показники ви можете контролювати на основі звітності. Складіть перелік таких показників і доручіть бухгалтерії надавати вам дані, наприклад, щомісяця.
2. Вчасно надавати дані суміжних відділів
Робота бухгалтерії зачіпає не пару кабінетів, а практично всі підрозділи компанії. Тобто, якщо виникає помилка або будь-яка зміна, то бухгалтерія повинна повідомити про це всім зацікавленим відділам. Також бухгалтерія повинна у встановлений термін готувати звіти або довідки, які запитує той чи інший відділ.
Аудит показав, що фактичні залишки на складі не збігаються з тим, що числиться на паперах. Дані в бухгалтерській програмі були скориговані, проте змін до посадових інструкцій складських працівників не внесли – вони продовжували робити помилки. В результаті через півроку ситуація повторилася. Компанія продовжувала втрачати гроші.
Щоб зрозуміти, як йдуть справи у вашому бізнесі, проведіть невеликий експеримент. Запропонуйте одному зі співробітників запросити в бухгалтерії будь-якої звіт. Подивіться, через який період часу вона його підготує. А також зауважте, скільки співробітників, крім бухгалтерії, буде задіяно у виконанні завдання.
Як змінити ситуацію. Регламентувати роботу бухгалтерії. Встановити терміни подання різних видів звітів, терміни інформування інших відділів в разі змін. Призначити відповідального бухгалтера і прив’язати його дохід до виконання даних показників. Також варто запрошувати представника бухгалтерії на загальні планерки, проводити тімбілдинги. Тоді вони будуть усвідомлювати свою причетність до бізнесу.
3. Пропонувати способи оптимізації витрат, в тому числі податкових
Навіть маленька бухгалтерська помилка здатна завдати величезної шкоди. Ще одна часта проблема – бухгалтер прагне полегшити собі життя, тому вибирає зручні для себе способи обліку, але абсолютно не оптимальні для вашого бізнесу.
Власник магазину вирішив навести порядок в обліку і автоматизувати всі процеси. Звернувся в спеціалізовану компанію. З’ясувалося, що компанія працює на ССО і платить податок з доходів (об’єкта оподаткування – «доходи»), хоча їй набагато вигідніше платити податки з різниці між доходами і витратами (об’єкт оподаткування – «доходи мінус витрати»). А сталося так, тому що бухгалтеру простіше вести облік і він переконав власника, що при такому підході не буде проблем з податковою. В результаті компанія щомісяця переплачувала податки.
Ось лише невеликий список втрат, до яких може привести неправильна робота бухгалтерії:
-зайві витрати через неоптимально обраного методу обліку;
-зайві витрати через невірно збудованих відносин з контрагентами (наприклад, в договорах передбачені -завеликі відстрочки платежів);
-штрафи, донарахування та пені за наслідками податкових перевірок через помилки в звітності і документах;
-упущена вигода через блокування розрахункового рахунку і заморозка грошей на ньому;
-нестача оборотних коштів і касові розриви, як наслідок, штрафи за договорами контрагентам.
Як змінити ситуацію. Один з варіантів – проводити щорічний аудит, в звіт якого входить список помилок і розрахунок втраченого прибутку від кожної з них за квартал або рік. Також можна запитувати у бухгалтерії інформацію про штрафи, накладені на бізнес. Ще один спосіб – регулярно особисто перевіряти головбуха. Скачайте інструкцію, яка допоможе не тільки оцінити вашого бухгалтерського обліку, а й відрізнити професіонала від формаліста.
4. Утримувати в актуальному стані комплект основних документів
Компанії може знадобиться комплект документів, наприклад, для подання в тендерну комісію або в банк для отримання кредиту. Бухгалтерія повинна підтримувати даний пакет документів в актуальному стані.
Велика корпорація проводила тендер на закупівлю меблів в офіс. Постачальник дізнався про нього всього за пару днів до закінчення тендера. Але оскільки бухгалтерія постачальника за замовчуванням оновлювала пакет документів, то в потрібний момент вона змогла відправити всю необхідну інформацію. В результаті компанія виграла тендер.
Щоб перевірити, як відбувається зараз – знайдіть будь-який тендер і попросіть бухгалтерію підготувати документ. Відстежите, скільки часу на це піде.
Як виправити ситуацію. Перш за все, визначте, набір яких документів потрібно підтримувати в актуальному стані. Потім доручіть бухгалтерії в будь-якому з планувальників завдань встановити дати для актуалізації пакета документів.
5. Відповідати за порядок в документах
Завдання бухгалтерії – перевіряти коректність і повноту документів, що проходять через цей відділ, і повертати на доопрацювання в разі помилок. Справа в тому, що в зменшення прибутку компанія може списати тільки економічно виправдані і документально підтверджені витрати. Якщо документи будуть оформлені не за правилами, то податкова інспекція не прийме їх. Як наслідок, бізнесу донарахують податки, нарахують пені, та ще й оштрафують.
Податкова інспекція перевірила виробничу компанію і донарахувала податок на прибуток. На думку контролерів, підприємство необґрунтовано включило до витрат витрати на оплату експедиторських послуг. Зокрема, накладні були оформлені не за правилами – не містили відомостей про водія, який перевозив вантаж, і про автомобіль. Компанія звернулася до суду, але він став на бік податкової інспекції. Як наслідок, компанія втратила гроші.
Перевірити бухгалтерію просто. Зробіть будь-якої документ з помилкою і передайте в цей відділ. Якщо бухгалтерія його прийме, значить, дана функція у вас на підприємстві не виконується.
Як виправити ситуацію. Найняти спеціаліста з документообігу або призначити відповідального бухгалтера, замінивши і передавши частину його функції іншому бухгалтеру. Регламентувати роботу з документами, зробити чек-листи з оформлення документів для працівників. Також рекомендуємо відвідати наш вебінар, на якому ми розберемо алгоритм впровадження даної функції.
6. Надавати відомості про розмір податкових виплат
Бухгалтерія повинна надавати вам інформацію про прогнозовану суму податків за поточний період. Це потрібно, щоб у вас був час для фінансових маневрів, наприклад, перенести оплату від замовників на наступний податковий період або навпаки, поквапити замовника погасити борг.
У вересні компанія закупила матеріали, за які треба платити в перших числах жовтня. В цей же час надійшло замовлення від клієнта, оплата запланована на другу половину жовтня. У компанії введена практика інформування власника про майбутню сумі сплати податків. Виявилося, що якщо компанія оплатить закупівлю матеріалів, то грошей на податки не вистачить. У цій ситуації власник провів переговори з постачальником, попросивши відстрочити платіж на кілька днів, а також з замовником, запропонувавши йому знижку на наступне замовлення, якщо той проведе оплату раніше запланованого терміну.
Якщо ви не в курсі, скільки компанія повинна заплатити податків за поточний період, то не виключено, що ваш бізнес втрачає гроші. Попросіть бухгалтера підготувати довідку про майбутні виплати, проаналізуйте, скільки податків ви платите. Обговоріть з бухгалтером або зовнішнім аудитором, які є можливості зниження податкового навантаження.
Як виправити ситуацію. Встановіть терміни, в які бухгалтер повинен надавати вам відомості про майбутні податкові платежі. Призначте бухгалтеру премію за реалізацію ідей щодо зниження податкового навантаження.
7. Допомагати в досягненні стратегічної мети бізнесу
Бухгалтер, втім як і інші співробітники компанії, повинен знати стратегічну мету бізнесі, усвідомлювати свою роль в її досягненні. Інакше ваш бізнес буде втрачати гроші.
У компанії було 10 кав’ярень. Одну з них власник закрив, про що в усній розмові повідомив бухгалтеру. Однак той нібито не почув про це або не так зрозумів, але факт в тому, що протягом наступних 6 місяців бухгалтер продовжував здавати звітність та сплачувати податки по закритій кав’ярні. Компанія втратила більше 300 тис.
Як виправити ситуацію. По-перше, запрошуйте головбуха або представника бухгалтерії на стратегічні сесії і на регулярні планерки. Бухгалтерія повинна розуміти, що відбувається в бізнесі. По-друге, встановлюйте бухгалтерії KPI, які сприяють досягненню стратегічних цілей.
