1. Не давайте бухгалтеру полный доступ к интернет-банку

Если бухгалтерию ведет сторонний специалист, то сразу договоритесь, что доступ к расчетному счету будет только у вас. Бухгалтер может видеть банковские выписки и формировать платежки. Но ставить подпись и проводить оплату будете вы. Иначе ваш бизнес может лишиться денег. Так, известны случаи, когда бухгалтеры перечисляют средства на свои цели.

Например, я всегда сам подписываю платежки. В этом нет особых трудностей. Если вы уезжаете в отпуск, где нет интернета, то заранее запланируйте платежи и подпишите их. Некоторые банки позволяют так делать.

C таким подходом, вы всегда будете в курсе, за что платите и как двигаются деньги на расчетном счете. У вас будет контроль над финансовым состоянием. Кстати, не бойтесь обидеть таким подходом бухгалтера. Специалист отнесется к этому с пониманием – это стандартная практика.

2. Полностью контролируйте деньги

Просматривайте банковскую выписку. Например, ФНС оштрафовала компанию на 10 000. Деньги автоматом списались с расчетного счета. Вы этого не увидели и не узнали причину штрафа.

Чтобы получить выписку, не нужно ходить в банк, все можно сделать онлайн. Я всегда рекомендую отслеживать 4 показателя:

• остаток на начало периода;
• приход;
• расход;
• остаток на конец периода.

Если цифры совпадают в бухгалтерской выписке и интернет-банке, то все в порядке. Заведите правило делать проверку в определенный период. Например, раз в месяц или неделю. Обычно бухгалтеры делают выписку в начале месяца, то есть, например, 1-2 сентября можно получить информацию за август. Сравните данные с расчетным счетом.

3. Следите за первичной документацией

Считается, что акты или накладные – это второстепенные бумажки. Они могут валяться на столах сотрудников или в автомобиле руководителя. А потом по офису бегает бухгалтер, собирает документы – оказывается все это нужно.

Обязательно контролируйте движение документов. Организуйте процесс так, чтобы подписанные бумаги сразу же попадали в вашу бухгалтерию и отправлялись контрагентам. Это избавит от серьезных проблем.

Например, при доставке товаров, платите водителям не за поездку или за факт доставки товара, а за возврат закрывающих документов. Аналогично в проектном бизнесе услуг. Проект закрыт, когда в бухгалтерию прислали подписанный акт.

Почему это важно? Бывает, что клиенты требуют повторно отгрузить товар, за который рассчитались. Вы удивляетесь: вы же все отгрузили. Просто вы не передали контрагенту акты и поэтому у него висят обязательства.

Кроме этого, порядок в первичной документации обеспечивает достоверную информацию о состоянии дел. Вы всегда в курсе, кому должны и кто должен вам.

4. Всегда закрывайте месяц

В течение месяца нужно вносить все данные в бухгалтерскую программу. После того, как выплатили зарплату и со всеми рассчитались, нужно нажать кнопку «Закрыть месяц». И не забудьте внести запрет на изменение данных задним числом.

Последнее особенно актуально для торговли или компаний, где материально ответственным сотрудникам дают доступ к программам учета, чтобы избежать воровства. Например, нечистый на руку сотрудник получил деньги от покупателя, а продажу пробивать в системе не стал.

Чтобы скрыть этот факт при инвентаризации, сотрудник зайдет в старое поступление и уберет этот товар, как будто его и не было. Если же мы установили запрет изменения задним числом, замести следы не получится – при инвентаризации всплывет недостача.

Если все-таки вносите изменения, то придется заново пересчитывать отчеты. Это лишнее внимание к себе, потому что в ФНС не очень любят уточненные декларации. Лучше сразу делать все правильно.

Бывает, что документы приходят с опозданием. Например, в сентябре закрывается август, а некоторые акты от поставщика приходят только в октябре. Не волнуйтесь, просто отразите их в октябре. Так можно делать. Позже срока нельзя только приходовать товары, которые вы продали в этом месяце.

5. Знайте систему налогообложения

Обязательно знайте особенность системы, по которой платите налоги. Например, магазин на УСН (упрощенка). Приходит клиент и просит выписать счет-фактуру. Продавец не видит ничего такого и соглашается. Все для клиента!

Позже прибегает бухгалтер, потому что счет-фактура обязывает компанию заплатить НДС 20%. Магазин теряет деньги, а собственник с бухгалтером приобретают лишние заботы.

Или кафе работает на ЕНВД и решает запустить доставку. Но доставка уже должна быть на другой системе налогообложения. Нужно вести раздельный учет или оформлять другое юридическое лицо.

Изучайте систему налогообложения. Обсуждайте с бухгалтером и сотрудниками, что можно делать, а что нельзя.

6. Ведите календарь отчетности

Вам следует знать, когда сдаются отчеты в контролирующие органы. Это может избежать штрафов и планировать деятельность. Если знаете заранее, когда нужно платить налоги, то не удивитесь, что каком-то месяце внушительная сумма уйдет государству. И не советуют откладывать отчеты на последний день. Обычно в это время государственные серверы перегружены и отчеты не уходят вовремя. Да и если откладывать, то все делается в спешке и возможны ошибки.

Например, в нашей компании ведется единый платежный календарь. Сисадмин отправляет счета на оплату серверов, маркетолог на оплату контекстной рекламы, а бухгалтер информацию о предстоящей сумме уплаты налогов. В целом, я хорошо представляю какие налоги мы платим и от чего они зависят. Поэтому календарь больше для подстраховки.

Закрепим

Чтобы эффективнее контролировать бизнес и избежать проблем, выполняйте следующие правила.

• Не давайте бухгалтеру полный доступ к интернет-банку
• Контролируйте движение денежных средств.
• Организуйте процесс так, чтобы первичная документация сразу попадала в бухгалтерию.
• Всегда закрывайте месяц, чтобы не было возможности внести изменения задним числом.
• Изучайте основы налогообложения, особенной той системы, которую применяет ваша компания.
• Ведите календарь отчетности и уплаты налогов.