1. Нельзя считать прибыль по деньгам в кассе

В большинстве компаний деньги бизнеса перемешиваются с деньгами контрагентов. Лежит у вас миллион, а из них ваших денег всего 200 тысяч. Остальное — предоплаты клиентов или деньги, которые надо будет заплатить поставщикам за уже отгруженный товар.

Поэтому ориентироваться на количество денег при подсчете прибыли неправильно, иначе вы рано или поздно окажетесь в кассовом разрыве.

Как нельзя считать прибыль. 1 сентября на счете было 2 млн рублей. 1 октября — 5 млн рублей. Чистая прибыль за месяц — 3 млн рублей.

Деньги на счете не обязательно ваши, и при таком методе подсчета прибыли вы рискуете потратить чужие деньги на себя. Вот смотрите. Поставщик отгрузил вам товар на 500 тысяч рублей, а платите вы с отсрочкой в две недели. Эти 500 тысяч лежат у вас на счете, но они не ваши, а поставщика. Он просто разрешил вам ими попользоваться пару недель.

Или же клиент перевел вам на счет 200 тысяч рублей на создание сайта. Пока вы не сделаете ему сайт, деньги не ваши. Они просто лежат у вас на счете, и пока вы не выполните обязательства, клиент может их забрать.

Как нужно считать прибыль. Считайте прибыль по выполненным обязательствам. Выручку признавайте только в момент, когда подпишете закрывающие акты. Так вы всегда будете понимать, сколько на самом деле заработали.

2. Не стоит делать незапланированные покупки

Когда в бизнесе нет хотя бы приблизительного плана, когда и сколько придется платить контрагентам, жди беды. Регулярно будут возникать ситуации, когда сегодня купили что-нибудь не такое уж нужное, а завтра нечем оплачивать аренду офиса и платить зарплаты.

Как делать нельзя. «Станок продают со скидкой? Конечно, надо покупать!».

В моменте вы можете позволить себе этот станок. Но хватит ли вам на обязательные платежи через неделю, две? Если не хватит, то вы попадете в кассовый разрыв. Придется где-то срочно искать деньги и залезать в долги или же портить отношения с теми, кому вы задерживаете выплату.

Как делать правильно. Ведите платежный календарь. Это простая таблица, в которую вы вносите все планируемые поступления и выбытия денег со счета на месяц вперед. Когда принимаете решение о какой-то покупке, внесите ее в платежный календарь и увидите — хватит вам денег или нет.

3. Нельзя растягивать сроки проектов

Когда проект растягивается по времени, он высасывает деньги из компании. Чем дольше он длится, тем меньше прибыли приносит и рискует вообще оказаться убыточным.

Как делать нельзя. «На проект уйдет на два месяца больше запланированного? Ну и ладно, денег столько же получим»

Помимо переменных расходов, связанных непосредственно с проектом, есть еще и постоянные — аренда офиса, оклады сотрудников и так далее. Работаете вы над проектом или нет, эти расходы вы все равно будете нести. Соответственно, чем дольше длится работа, тем больше постоянных расходов на себя вытягивает проект.

Как делать правильно. Планируйте работу так, чтобы укладываться в дедлайн — теперь, когда вы знаете, чем грозит срыв срока, у вас больше причин это делать. Пропишите в договоре штраф на случай затягивания сроков по вине заказчика.

4. Нельзя «замораживать» деньги в запасах и дебиторке

Однажды мы работали с Анастасией, собственницей производства косметики. Она сделала классный продукт, но денег постоянно было впритык, время от времени случались кассовые разрывы.

Анастасия вливала в бизнес свои деньги, брала в долг у родственников и друзей. При этом, количество продаж росло, клиенты оставляли положительные отзывы. Бизнес держал Анастасию в постоянном напряжении — настолько, что она всерьез планировала его закрыть.

Оказалось, что чистая прибыль компании с каждым месяцем росла. Но предпринимательница так выстроила работу с отсрочками клиентов и пополнением склада, что замораживала всю свою прибыль в дебиторке и запасах. Она продавала с отсрочкой в два месяца — то есть, производила косметику на свои деньги — а когда оплата приходила, раздавала долги и переполняла склад сырьем.

Когда Анастасия все это узнала, перешла к действиям. Начала работать с поставщиками по полной предоплате, распродала залежавшиеся остатки на складе и начала работать по контрактной модели производства, чтобы закупать только то сырье, которое необходимо. И все у нее стало хорошо.

Как делать нельзя. Без предварительных расчетов увеличивать отсрочки и закупать побольше товара на склад.

В дебиторской задолженности и на складе замораживаются ваши же деньги. В целом, это нормально, работать без этого порой попросту невозможно. Но когда ситуация выходит из под контроля, надо разбираться.

Как делать правильно. Составьте финансовую модель и выявите оптимальные сроки оборачиваемости дебиторской задолженности и запасов, чтобы в них не замораживалось чрезмерное количество ваших денег.

5. Не стоит масштабировать бизнес без финансовой модели

Еще один наш клиент владеет онлайн- и офлайн-магазином кормов для домашних животных. Когда он захотел больше зарабатывать на своей компании, то самым логичным вариантом казалось увеличить количество продаж через онлайн.

Хорошо, что предварительно составили финансовую модель. Мы оцифровали бизнес и увидели, что онлайн-магазин работает в минус. Бизнес живет за счет офлайн-магазина, который приносит прибыль и покрывает убытки онлайн-направления.

Если при нынешней модели бизнеса продавать через интернет больше, то и убыток вырастет. Клиент сконцентрировался на повышении рентабельности продаж через интернет.

Как делать нельзя. «Хочу больше зарабатывать — надо больше продавать».

Из истории выше понятно: масштабирование бизнеса может усугубить его проблемы. Кроме того, масштабирование может даже убить стабильную и прибыльную компанию.

Скажем, собственник решает открыть две новые торговые точки. Вместе с ростом продаж он получает рост расходов на аренду складов и торговых залов, зарплаты сотрудников, рекламу. Вполне вероятно, что темп роста расходов превысит темп роста доходов. И все из-за масштабирования.

У нас перед глазами до сих пор стоит пример из далекого 2016 года. Человек хорошо строил бани, работал один, оформил себе ИП и зарабатывал 200–300 тысяч в месяц. Потом решил, что хочет строить больше и зарабатывать больше. Нанял бригаду рабочих, менеджера продаж, снял офис. В итоге, заказов действительно стало больше, только вот бизнес теперь работал в ноль. Расходы выросли быстрее, чем выручка.

Как делать правильно. Собираетесь масштабироваться — составьте финансовую модель. Этот инструмент помогает прокрутить несколько сценариев и узнать, сколько чистой прибыли вы получите при каждом из них.

Предположите, как изменится количество продаж, средний чек, постоянные и переменные расходы, период оборачиваемости капитала. Так вы поймете, сколько денег нужно на масштабирование и какого результата от него ожидать. Нередко после составления финансовой модели предприниматели отказываются от идеи расширять бизнес, потому что видят: работы станет больше, а результат останется тем же или даже станет хуже.

Закрепим

Управленческий учет не сделает ваш бизнес прибыльным сам по себе. Но он при этом является важной частью пазла, из которого складывается успешная компания. Финансы важны не меньше, чем маркетинг или продажи.

Управленческий учет дает вам информацию. Только на основе точных данных о выручке, запасах на складе, дебиторской задолженности и других показателей предприниматель может принимать грамотные решения, развивающие компанию. Без этого управление происходит на базе интуиции, ни к чему хорошему это не приведет.