Статьи

7 бизнес-задач, за которые отвечает каждая бухгалтерия

Posted Армем Гончаренко

Я часто встречаю предпринимателей, которые не знают, зачем им разбираться в бухгалтерии. У меня родилась идея раскрыть суть этого вопроса. Расскажу о 7 задачах, которые очень важны для бизнеса и которые должна выполнять бухгалтерия.

Обычно бухгалтерия проводит платежи, отчитывается перед налоговой инспекцией и другими госорганами, начисляет и выплачивает зарплату. Однако это минимум. В статье разберем следующие 7 задач бухгалтерии:

1. Предоставлять собственнику цифры по бизнесу

Как правило, предприниматель не стремится вникать в работу бухгалтерии. Отдает это на откуп главбуху. В результате, не может понять, куда уходят деньги, не видит проблемных зон. И даже если предприниматель найдет какие-то нестыковки, то зачастую он бессилен что-то изменить.

Собственник полностью доверял главбуху и никогда не заглядывал в отчетность. В какой-то момент он решил привлечь инвестора, а для этого понадобился аудит. Оказалось, что данные бухучета и фактические показатели расходятся в 4 раза. По документам значились складские запасы на миллионы рублей, которых по факту не было. Также значились огромные размеры дебиторской и кредиторской задолженностей. В такой ситуации инвестор отказался вкладывать деньги в бизнес.

Вы в зоне риска, если:

  • тратите много времени на понимание системы отчетности;
  • не уверены, что ваш бизнес чист перед законом;
  • чувствуете зависимость от своего бухгалтера;
  • разбирали конфликты с сотрудниками на почве ошибок при начислении зарплаты.

Как изменить ситуацию. Обсудите с аудитором или доверенным финансистом, какие важные показатели вы можете контролировать на основе отчетности. Составьте перечень таких показателей и поручите бухгалтерии предоставлять вам данные, например, ежемесячно.

2. Вовремя предоставлять данные смежным отделам

Работа бухгалтерии затрагивает не пару кабинетов, а практически все подразделения компании. То есть, если возникает ошибка или какое-либо изменение, то бухгалтерия должна сообщить об этом всем заинтересованным отделам. Также бухгалтерия должна в установленные сроки готовить отчеты или справки, которые запрашивает тот или иной отдел.

Аудит показал, что фактические остатки на складе не совпадают с тем, что числится на бумагах. Данные в бухгалтерской программе были скорректированы, однако изменений в должностные инструкции складских работников не внесли – они продолжали делать ошибки. В результате через полгода ситуация повторилась. Компания продолжала терять деньги.

Чтобы понять, как обстоят дела в вашем бизнесе, проведите небольшой эксперимент. Предложите одному из сотрудников запросить в бухгалтерии какой-либо отчет. Посмотрите, через какой период времени она его подготовит. А также заметьте, сколько сотрудников, кроме бухгалтерии, будет задействовано в выполнении задачи.

Как изменить ситуацию. Регламентировать работу бухгалтерии. Установить сроки представления разных видов отчетов, сроки информирования других отделов в случае изменений. Назначить ответственного бухгалтера и привязать его доход к выполнению данных показателей. Также стоит приглашать представителя бухгалтерии на общие планерки, проводить тимбилдинги. Тогда они будут осознавать свою причастность к бизнесу.

3. Предлагать способы оптимизации затрат, в том числе налоговых

Даже маленькая бухгалтерская ошибка способна нанести огромный ущерб. Еще одна частая проблема – бухгалтер стремится облегчить себе жизнь, поэтому выбирает удобные для себя способы учета, но совершенно не оптимальные для вашего бизнеса.

Владелец магазина решил навести порядок в учете и автоматизировать все процессы. Обратился в специализированную компанию. Выяснилось, что компания работает на УСН и платит налог с доходов (объект налогообложения – «доходы»), хотя ей гораздо выгоднее платить налоги с разницы между доходами и расходами (объект налогообложения – «доходы минус расходы»). А произошло так, потому что бухгалтеру проще вести учет и он убедил собственника, что при таком подходе не будет проблем с налоговой. В итоге компания ежемесячно переплачивала налоги.

Вот лишь небольшой список потерь, к которым может привести неправильная работа бухгалтерии:

  • лишние расходы из-за неоптимально выбранного метода учета;
  • лишние расходы из-за неверно выстроенных отношений с контрагентами (например, в договорах предусмотрены слишком большие отсрочки платежей);
  • штрафы, доначисления и пени по итогам налоговых проверок из-за ошибок в отчетности и документах;
  • упущенная выгода из-за блокировки расчетного счета и заморозка денег на нем;
  • нехватка оборотных средств и кассовые разрывы, как следствие, штрафы по договорам контрагентам.

Как изменить ситуацию. Один из вариантов – проводить ежегодный аудит, в отчет которого входит список ошибок и расчет потерянной прибыли от каждой из них за квартал или год. Также можно запрашивать у бухгалтерии информацию о штрафах, наложенных на бизнес. Еще один способ – регулярно лично проверять главбуха. Скачайте инструкцию, которая поможет не только оценить вашего бухгалтера, но и отличить профессионала от формалиста.

4. Содержать в актуальном состоянии комплект основных документов

Компании может понадобится комплект документов, например, для представления в тендерную комиссию или в банк для получения кредита. Бухгалтерия должна поддерживать данный пакет документов в актуальном состоянии.

Крупная корпорация проводила тендер на закупку мебели в офис. Поставщик узнал о нем всего за пару дней до окончания тендера. Но поскольку бухгалтерия поставщика по умолчанию обновляла пакет документов, то в нужный момент она смогла отправила всю необходимую информацию. В итоге компания выиграла тендер.

Чтобы проверить, как происходит сейчас – найдите какой-либо тендер и попросите бухгалтерию подготовить документ. Отследите, сколько времени на это уйдет.

Как исправить ситуацию. Прежде всего, определите, набор каких документов нужно поддерживать в актуальном состоянии. Затем поручите бухгалтерии в любом из планировщиков задач установить даты для актуализации пакета документов.

5. Отвечать за порядок в документах

Задача бухгалтерии – проверять корректность и полноту документов, проходящих через этот отдел, и возвращать на доработку в случае ошибок. Дело в том, что в уменьшение прибыли компания может списать только экономически оправданные и документально подтвержденные расходы. Если документы будут оформлены не по правилам, то налоговая инспекция не примет их. Как следствие, бизнесу доначислят налоги, насчитают пени, да еще и оштрафуют.

Налоговая инспекция проверила производственную компанию и доначислила налог на прибыль. По мнению контролеров, предприятие необоснованно включило в расходы затраты на оплату экспедиторских услуг. В частности, накладные были оформлены не по правилам – не содержали сведений о водителе, перевозившем груз, и об автомобиле. Компания обратилась в суд, но он принял сторону налоговой инспекции. Как следствие, компания потеряла деньги.

Проверить бухгалтерию просто. Сделайте какой-либо документ с ошибкой и передайте в этот отдел. Если бухгалтерия его примет, значит, данная функции у вас на предприятии не выполняется.

Как исправить ситуацию. Нанять специалиста по документообороту или назначить ответственного бухгалтера, заменив и передав часть его функции другому бухгалтеру. Регламентировать работу с документами, сделать чек-листы по оформлению документов для сотрудников.Также рекомендуем посетить наш вебинар, на котором мы разберем алгоритм внедрения данной функции.

6. Предоставлять сведения о размере налоговых выплат

Бухгалтерия должна предоставлять вам информацию о прогнозируемой сумме налогов за текущий период. Это нужно, чтобы у вас было время для финансовых маневров, например, перенести оплату от заказчиков на следующий налоговый период или наоборот, поторопить заказчика погасить долг.

В сентябре компания закупила материалы, за которые надо платить в первых числах октября. В это же время поступил заказ от клиента, оплата запланирована на вторую половину октября. В компании введена практика информирования собственника о предстоящей сумме уплаты налогов. Оказалось, что если компания оплатит закупку материалов, то денег на налоги не хватит. В этой ситуации собственник провел переговоры с поставщиком, попросив отсрочить платеж на несколько дней, а также с заказчиком, предложив ему скидку на следующий заказ, если тот проведет оплату раньше запланированного срока.

Если вы не в курсе, сколько компания должна заплатить налогов за текущий период, то не исключено, что ваш бизнес теряет деньги. Попросите бухгалтера подготовить справку о предстоящих выплатах, проанализируйте, сколько налогов вы платите. Обсудите с бухгалтером или внешним аудитором, какие есть возможности снижения налоговой нагрузки.

Как исправить ситуацию. Установите сроки, в которые бухгалтер должен предоставлять вам сведения о предстоящих налоговых платежах. Назначьте бухгалтеру премию за реализацию идей по снижению налоговой нагрузки.

7. Помогать в достижении стратегической цели бизнеса

Бухгалтер, впрочем как и другие сотрудники компании, должен знать стратегическую цель бизнесе, осознавать свою роль в ее достижении. Иначе ваш бизнес будет терять деньги.

У компании было 10 кофеен. Одну из них собственник закрыл, о чем в устной беседе сообщил бухгалтеру. Однако тот якобы не услышал об этом или неверно понял, но факт в том, что на протяжении следующих 6 месяцев бухгалтер продолжал сдавать отчетность и платить налоги по закрытой кофейне. Компания потеряла более 300 тыс. руб.

Как исправить ситуацию. Во-первых, приглашайте главбуха или представителя бухгалтерии на стратегические сессии и на регулярные планерки. Бухгалтерия должна понимать, что происходит в бизнесе. Во-вторых, устанавливайте бухгалтерии KPI, которые способствуют достижению стратегических целей.