1. Не можна рахувати прибуток по грошах в касі
У більшості компаній гроші бізнесу перемішуються з грошима контрагентів. Лежить у вас мільйон, а з них ваших грошей всього 200 тисяч. Решта – передоплати клієнтів або гроші, які треба буде заплатити постачальникам за вже відвантажений товар.
Тому орієнтуватися на кількість грошей при підрахунку прибутку неправильно, інакше ви рано чи пізно опинитеся в касовому розриві.
Як не можна рахувати прибуток. 1 вересня на рахунку було 2 млн. 1 жовтня – 5 млн. Чистий прибуток за місяць – 3 млн.
Гроші на рахунку не обов’язково ваші, і при цьому методі підрахунку прибутку ви ризикуєте витратити чужі гроші на себе. Ось дивіться. Постачальник відвантажив вам товар на 500 тисяч, а платите ви з відстрочкою на два тижні. Ці 500 тисяч лежать у вас на рахунку, але вони не ваші, а постачальника. Він просто дозволив вам ними покористуватися пару тижнів.
Або ж клієнт перевів вам на рахунок 200 тисяч на створення сайту. Поки ви не зробите йому сайт, гроші не ваші. Вони просто лежать у вас на рахунку, і поки ви не виконаєте зобов’язання, клієнт може їх забрати.
Як потрібно рахувати прибутки. Вважайте прибуток по виконаним зобов’язанням. Виручку визнайте тільки в момент, коли підпишете закриті акти. Так ви завжди будете розуміти, скільки насправді заробили.
2. Не варто робити незаплановані покупки
Коли в бізнесі немає хоча б приблизного плану, коли і скільки доведеться платити контрагентам, чекай біди. Регулярно будуть виникати ситуації, коли сьогодні купили що-небудь не таке вже необхідне, а завтра нічим оплачувати оренду офісу і платити зарплати.
Як робити не можна. «Верстат продають зі знижкою? Звичайно, треба купувати! ».
В моменті ви можете дозволити собі цей верстат. Але чи вистачить вам на обов’язкові платежі через тиждень, два? Якщо не вистачить, то ви потрапите в касовий розрив. Доведеться десь терміново шукати гроші і залазити в борги або ж псувати відносини з тими, кому ви затримуєте виплату.
Як робити правильно. Ведіть платіжний календар. Це проста таблиця, в яку ви вносите всі плановані надходження і вибуття грошей з рахунку на місяць вперед. Коли приймаєте рішення про якийсь покупці, внесіть її в платіжний календар і побачите – вистачить вам грошей чи ні.
3. Не можна розтягувати терміни проектів
Коли проект розтягується за часом, він висмоктує гроші з компанії. Чим довше він триває, тим менше прибутку приносить і ризикує взагалі виявитися збитковим.
Як робити не можна. «На проект піде на два місяці більше запланованого? Ну й добре, грошей стільки ж отримаємо »
Крім змінних витрат, пов’язаних безпосередньо з проектом, є ще й постійні – оренда офісу, оклади співробітників і так далі. Чи працюєте ви над проектом чи ні, ці витрати ви все одно будете нести. Відповідно, чим довше триває робота, тим більше постійних витрат на себе витягає проект.
Як робити правильно. Плануйте роботу так, щоб укладатися в дедлайн – тепер, коли ви знаєте, чим загрожує зрив терміну, у вас більше причин це робити. Пропишіть в договорі штраф на випадок затягування термінів з вини замовника.
4. Не можна «заморожувати» гроші в запасах і дебіторки
Одного разу ми працювали з Анастасією, власницею виробництва косметики. Вона зробила класний продукт, але грошей постійно було впритул, час від часу траплялися касові розриви.
Анастасія вливала в бізнес свої гроші, брала в борг у родичів і друзів. При цьому, кількість продажів росла, клієнти залишали позитивні відгуки. Бізнес тримав Анастасію в постійній напрузі – настільки, що вона серйозно планувала його закрити.
Виявилося, що чистий прибуток компанії з кожним місяцем ріс. Але підприємниця так вибудувала роботу з відстроченням клієнтів і поповненням складу, що заморожувала весь свій прибуток в дебіторки і запасах. Вона продавала з відстрочкою на два місяці – тобто, виробляла косметику на свої гроші – а коли оплата приходила, роздавала борги і переповнювала склад сировиною.
Коли Анастасія все це дізналася, перейшла до дій. Почала працювати з постачальниками по повній передоплаті, розпродала залишки на складі і почала працювати за контрактною моделлю виробництва, щоб закуповувати тільки ту сировину, яка необхідна. І все у неї стало добре.
Як робити не можна. Без попередніх розрахунків збільшувати відстрочки і закуповувати більше товару на склад.
В дебіторської заборгованості і на складі заморожуються ваші ж гроші. В цілому, це нормально, працювати без цього інколи просто неможливо. Але коли ситуація виходить з під контролю, треба розбиратися.
Як робити правильно. Складіть фінансову модель і виявите оптимальні терміни оборотності дебіторської заборгованості і запасів, щоб в них не заморожувалося надмірна кількість ваших грошей.
5. Не варто масштабувати бізнес без фінансової моделі
Ще один наш клієнт володіє онлайн- і офлайн-магазином кормів для домашніх тварин. Коли він захотів більше заробляти на своїй компанії, то самим логічним варіантом здавалося збільшити кількість продажів через онлайн.
Добре, що попередньо склали фінансову модель. Ми оцифрували бізнес і побачили, що онлайн-магазин працює в мінус. Бізнес живе за рахунок офлайн-магазину, який приносить прибуток і покриває збитки онлайн-напрямку.
Якщо за нинішньої моделі бізнесу продавати через інтернет більше, то і збиток виросте. Клієнт сконцентрувався на підвищенні рентабельності продажів через інтернет.
Як робити не можна. «Хочу більше заробляти – треба більше продавати».
З історії вище зрозуміло: масштабування бізнесу може погіршити його проблеми. Крім того, масштабування може навіть вбити стабільну і прибуткову компанію.
Скажімо, власник вирішує відкрити дві нові торгові точки. Разом з ростом продажів він отримує зростання витрат на оренду складів і торгових залів, зарплати співробітників, рекламу. Цілком ймовірно, що темп зростання витрат перевищить темп зростання доходів. І все через масштабування.
У нас перед очима досі стоїть приклад з далекого 2016 року. Чоловік добре будував лазні, працював один, оформив собі ІП і заробляв 200-300 тисяч в місяць. Потім вирішив, що хоче будувати більше і заробляти більше. Найняв бригаду робітників, менеджера продажів, зняв офіс. У підсумку, замовлень дійсно стало більше, тільки ось бізнес тепер працював в нуль. Витрати зросли швидше, ніж виручка.
Як робити правильно. Чи збираєтеся масштабироваться – складіть фінансову модель. Цей інструмент допомагає прокрутити кілька сценаріїв і дізнатися, скільки чистого прибутку ви отримаєте при кожному з них.
Припустімо, як зміниться кількість продажів, середній чек, постійні і змінні витрати, період оборотності капіталу. Так ви зрозумієте, скільки грошей потрібно на масштабування і якого результату від нього очікувати. Нерідко після складання фінансової моделі підприємці відмовляються від ідеї розширювати бізнес, тому що бачать: роботи побільшає, а результат залишиться тим же або навіть стане гірше.
Закріпимо
Управлінський облік не зробить ваш бізнес прибутковим сам по собі. Але він при цьому є важливою частиною пазла, з якого складається успішна компанія. Фінанси важливі не менше, ніж маркетинг або продаж.
Управлінський облік дає вам інформацію. Тільки на основі точних даних про виручку, запасах на складі, дебіторської заборгованості та інших показників підприємець може приймати грамотні рішення, розвиваючі компанію. Без цього управління відбувається на базі інтуїції, ні до чого хорошого це не призведе.
